Sintermar S.p.A.

Whistleblowing – La Piattaforma Informatica

Sintermar S.p.A. in ottemperanza al D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 recante "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali", nonché delle indicazioni fornite dall’ANAC, predispone una piattaforma informatica che consente agli stakeholders che intendono riferire attività illecite di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo di segnalare, in modo sicuro e riservato od anche anonimo, comportamenti, atti od omissioni che possano integrare violazioni di normative interne o esterne al Gruppo.

Chi può segnalare?

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo della Società, in qualità di:

azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
lavoratori subordinati;
lavoratori autonomi;
collaboratori, liberi professionisti, consulenti e fornitori;
stagisti e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti.

La segnalazione può essere effettuata:

quando il rapporto giuridico è in corso;
durante il periodo di prova, se le informazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
dopo lo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati, dimissionari, ecc.).

Sono ammesse segnalazioni anonime?

Le segnalazioni anonime sono ammesse se sufficientemente circostanziate e sono trattate alla stregua di quelle “nominative”. In tal caso, le misure di protezione contro le ritorsioni saranno applicabili solo se la persona segnalante viene successivamente identificata.

Cosa si può segnalare?

La segnalazione può avere ad oggetto due tipi di violazioni, come di seguito riassunto:

Violazioni normativa nazionale o interna al Gruppo

Illeciti amministrativi
Illeciti civili
Illeciti penali (a prescindere dalla rilevanza ai fini del d.lgs. 231/2001)
Illeciti contabili
Condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (ad es. reati contro la P.A., reati societari, reati informatici, reati ambientali o in materia di sicurezza sul lavoro, riciclaggio, reati tributari ecc.) ovvero
violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato ai sensi del d.lgs. 231/01 o del Codice Etico di Sintermar Spa.

Violazioni normativa europea

Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (ad esempio le frodi, la corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione).
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato).
Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione (es. atti che ledono il principio di libera concorrenza)

Cosa NON si può segnalare?

le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. “voci di corridoio” o “sentito dire”).
le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni all’integrità dell’Ente.
Reclami relativi ai servizi forniti dalle Società del Gruppo.

Quali informazioni deve contenere la segnalazione?

Le segnalazioni devono essere più possibile circostanziate, includendo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.

A tal fine i segnalanti devono fornire almeno i seguenti elementi:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto con indicazione delle circostanze conosciute (di modo, di tempo e di luogo);
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati (cd segnalato).
A meno che la segnalazione non sia anonima, le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda; i dati identificativi del segnalante sono assistiti da specifiche misure di sicurezza tecniche ed organizzative volte a garantire l’assoluta riservatezza della sua identità;
ogni informazione o prova (allegando i relativi documenti) che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato, in particolare anche l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;

Ove la segnalazione sia inviata in forma scritta tramite il Portale Whistleblowing, il segnalante sarà guidato nel fornire suddetti elementi dai quesiti previsti nel modulo di segnalazione.

In ogni caso, ove la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata, l’Organo gestorio può chiedere elementi integrativi al segnalante tramite il Portale Whistleblowing o anche di persona, ove il segnalante abbia richiesto un incontro diretto.

Le segnalazioni non devono contenere dati personali eccedenti, bensì solo i dati necessari per dimostrare la fondatezza della denuncia. Di norma, quindi non andranno inseriti dati particolari, né dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o giudiziari.

Come si può consultare una segnalazione inviata e conoscerne l’esito?

Al momento dell’invio della segnalazione tramite il Portale Whistleblowing, il segnalante riceverà un codice che potrà utilizzare per accedere, sempre tramite il Portale, alla propria segnalazione al fine di: monitorarne lo stato di avanzamento; inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione; fornire le proprie generalità; rispondere ad eventuali domande di approfondimento.

In ogni caso, il gestore:

rilascia al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione:
fornisce riscontro tempestivo alle eventuali richieste inoltrate dal segnalante attraverso i canali di segnalazione (sistema di messaggistica implementato sulla piattaforma)
fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Chi gestisce la segnalazione?

Le segnalazioni vengono ricevute, tramite il portale telematico o altra modalità prevista in procedura, dal responsabile dell’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001. Qualora la segnalazione coinvolga il medesimo responsabile dell’Organismo di Vigilanza, il portale prevede la possibilità di indirizzare la segnalazione ad altra risorsa esterna designata dalla Società quale gestore di riserva.

Protezione del segnalante e del segnalato

La Società garantisce la riservatezza del segnalante e dell’eventuale soggetto a cui è rivolta la segnalazione. È responsabilità del segnalante essere in buona fede. Le segnalazioni manifestatamente false, o del tutto infondate, non verranno prese in considerazione. La Società adotterà opportune azioni anche nei confronti di chi minacci o compia atti di ritorsione contro il segnalante. L’accesso alla piattaforma informatica viene gestito in modalità no-log al fine di impedire l’identificazione del segnalante.

Per inviare una segnalazione tramite il Portale Whistleblowing, clicca qui

Per ulteriori informazioni sulla procedura e sulle tutele del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione, clicca qui

whistleblowing